Randstad vous ouvre toutes les portes de l’emploi : intérim, CDD, CDI. Chaque année, 330 000 collaborateurs (f/h) travaillent dans nos 60 000 entreprises clientes. Rejoignez-nous !
Nous recherchons pour le compte de notre client, entreprise française de services à l’industrie, l’énergie, l’environnement et l’aéronautique, proposant études et travaux dans chacun de ces secteurs d’activité, un(e) assistant(e) de gestion (H/F).
Vos missions seront polyvantes :
- Suivi et programmation des formations (réservation hôtel / mise à jour tableau Excel / Alimentation GED avec tous les documents)
- Impression et mise à jour des habilitations
- Création du plan de formation pour l’année suivante
- Classement de tous les documents et suivi des dates limite de validité des formations
- Enregistrement des accueils, tests et face à face
MATERIEL :
- Générer le fichier des alertes matériel et l’envoyer aux responsables matériel une fois par semaine
- Attribution d’un numéro pour le nouveau matériel (+ Générer l’alerte
- Saisir les entretiens et contrôle et alimenter la GED avec les justificatifs
- Saisir les vols ou mise au rebut
- Mise à jour imputation matériel suivant état du Parc matériel
- Suivi des véhicules (entretien, contrôle, réparation, vignette CRIT’AIR)
- Modification imputation matériel
HSE :
- Saisie des audits de chantier, sous-traitant, transporteur, plateforme, véhicule
- Saisie des actions correctives
- Saisie des RSD
- Saisie des causeries + liste de présence
- Commande des cartes BTP
- Commande des EPI
- Saisie des documents de fin de chantier
- Saisie des enquêtes de satisfaction
- Saisie des fiches d’exposition
- Commandes sacs pour CA
- Saisie des CMR
ADMINISTRATIF :
- Saisie des bons de commandes + Alimentation GED
- Saisie des contrats de sous-traitance + Alimentation GED avec contrat signé
- Soc fournisseurs (récupérer tous les documents et faire l’ouverture de compte
- Commande des cartes de visite + Papier en-tête, papier bon de commande…
- Envoi CHRONOPOST
- Commande LYRECO pour chaque secteur
- Suivi des congés, arrêts maladie ou toutes autres absences (People docs + Classeur pour pointages
- Autorisation de conduite et délégation de pouvoir
- Compilation de documents
- Envoi de documents administratifs
- Suivi des documents des sous-traitants
- Traitement du courrier et envoi pour validation
- Mise à jour trombinoscope + Liste téléphonique + Raccourcis portable
- Organisation réunion d’agence (commande repas + activités de fin d’année)
- Recherche intérimaire (récupérer tous les documents et s’assurer de la présence de l’intérimaire sur chantier pour le rentrer dans le registre du personnel)
- Saisie des notes de frais
- Saisie des pointages
- Gestion de la boîte mail
- Demande de voyage et demande d’investissement
APPELS D’OFFRES :
- Retrait des DCE, suivi des retraits tableau Excel pour relances
- Attribution de numéros d’offres (Fiche numéro, Excel,ouril interne) + Enquête financière
- Montage dossier d’appel d’offres + Dépôt sur plateforme + suivi du résultat
- Attribution n° d’affaires + enregistrement commande client
GESTION :
- FAR (justificatif dans la GED)
- Contrôle des FAR
- Saisie des factures fournisseurs (GED + Chrono + Envoi)
- Gestion des relances fournisseurs
Vous devez être titulaire d’un Bac+2 et avoir au moins 5 années d’expérience.
Vous savez traiter plusieurs tâches en même temps, vous êtes rigoureux(se) et vous souhaitez vous investir à long terme sur un poste.
Vous souhaitez travailler en autonomie et en relation avec les équipes, ce poste est pour vous !